Cómo prevenir un desastre en caso de sismo o terremoto en tu empresa, oficina o negocio.

Sin importar el tamaño de la organización, cualquiera puede ser víctima de los embates de la Madre Naturaleza: Huracanes, tsunamis, sismos, terremotos, incendios e inundaciones…

Son parte de las catástrofes naturales a las que una empresa puede enfrentarse, generalmente, en el momento más inesperado posible. Por tal motivo los planes de prevención, contingencia y reconstrucción deben ser diseñados a medida de cada una de ellas.

Más allá del tamaño de la empresa o del número de empleados que en ella laboren, cada compañía, negocio o empresa, debe contar con un plan a seguir en caso de emergencia.

Por eso en Coach para Empresas te decimos cómo prevenir un desastre en caso de sismo o terremoto en tu empresa, oficina o negocio.

Prevención.

Para empezar, se deben identificar los posibles riesgos a los que se enfrenta cada empresa de acuerdo a la actividad que desempeña, así como la zona geográfica dónde esté situada, riesgos ambientales, etc. ya sea por motivos naturales, operacionales o tecnológicos, y una vez que esto se determina, se debe crear una estrategia para la prevención o mitigación de las consecuencias. No es está expuesta a los mismos riesgos una refinadora de petróleo que un despacho de diseño. Por ende cada empresario debe ser consciente de los riesgos y las posibles formas de evitarlos o enfrentarlos.

No es mala idea revisar las opciones que las distintas aseguradoras pueden ofrecerte para proteger tu patrimonio empresarial, no dudes en reunirte con varios brokers y aclarar todas tus dudas antes de tomar una decisión. Recuerda que es importante que la póliza cubra todos los posibles riesgos que analizaste antes.

Debes desarrollar un plan de prevención de desastres, que a grandes rasgos debe incluir medidas de seguridad del inmueble y su señalización y en caso de aplicar medidas de seguridad para el personal (Cascos, botas, etc.) insumos, calendario de simulacros, cursos de entrenamiento para el personal, agendar fechas de revisión de la estructura del inmueble de forma periódica, etc. En él, deben involucrarse a todos los miembros de la compañía, para poder asignar a las personas encargadas de movilizar a los empleados en caso de emergencia. El objetivo es establecer un plan de acción con roles asignados para enfrentar la contingencia.
Es muy importante guardar una copia de los registros y actividades de la empresa en otro lugar físico y/o preferentemente, en “La Nube” o la “INTRANET” de la empresa, así evitaremos que en caso de catástrofe, se destruya toda la información.

Debes asegurarte, al menos una vez al mes que todos los insumos y básicos de emergencia se encuentren disponibles. Te dejamos un ejemplo:

• Salidas de emergencia libres y sin obstrucciones.
• Rampas de acceso y otros lugares de accesibilidad para personas con discapacidad sin obstruir y funcionando.
• Extintores llenos y funcionando.
• Silbatos de emergencia en cada departamento o área.
• Mochila de Suministros de Emergencia

Recuerda que se deben realizar simulacros de forma cotidiana, para asegurarte de que cada miembro del personal sepa qué hacer en caso de una emergencia. Es importante que cada miembro participe activamente en los simulacros, conocer los recurso y habilidades específicas de cada miembro, agiliza y mejora el plan de evacuación.

¿Qué hacer mientras ocurre?

Aunque la recomendación es que se invierta en planes de preparación para mitigar los riesgos, muchas de las compañías prefieren asumir el peligro y enfocarse en cómo va a reaccionar ante determinada situación. En esta etapa, la empresa que cuenta con un plan de contingencia debe seguir cada uno de los pasos que se trazó para afrontar la emergencia. Por ejemplo: en un terremoto la reacción sería iniciar el protocolo de evacuación por la ruta previamente establecida, así como el encuentro de los empleados en el punto de reunión.

• No permita que el personal entre en pánico, siga las instrucciones de la persona asignada para casos de emergencia.
• Trate de aplicar lo aprendido en los simulacros.
• En el momento del suceso se debe velar por el bienestar de las personas, primero debe salvaguardarse la vida.
• Establezca comunicación estrecha con todo el personal para saber dónde están y si están a salvo.

¿Qué hacer después?

El objetivo de contar con un plan de prevención de desastres, es evitar la pérdida de vidas humanas, así como el cierre de operaciones de la empresa; por lo que es importante que también se establezca una ruta a seguir una vez que sucede la catástrofe.
Se debe asignar a uno o más voceros con antelación, que sea el encargado de establecer comunicación con la familia de los colaboradores y en su caso, la prensa. Éste debe informar sobre la situación en la que se encuentran, si se sufrieron pérdidas humanas o materiales y cuándo estarán en posibilidades de reestablecer operaciones. Será el encargado además de determinar y establecer si es momento de activar un plan de continuidad de negocio el cual debe identificar los procesos críticos para que la empresa opere en situación de contingencia y sea capaz de cumplir con el mínimo de obligación requerida, es decir, que le permita mantener el margen de utilidad y cumplir con las obligaciones legales o fiscales.

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