Cómo veníamos anticipándolo uno de nuestros propósitos de año nuevo para nuestro negocio definitivamente ha de ser automatizar todos los procesos que nos sean posibles ya que en todas las industrias la automatización debe convertirse en la clave del éxito empresarial.
Y es que la automatización no está limitada a las grandes corporaciones, las PyMEs y negocios pequeños también pueden y deberán incorporar la automatización en cada aspecto del mismo. Cuando convertimos los procesos que normalmente son tediosos y repetitivos, en un sistema automatizado, los propietarios o dueños del negocio podemos comenzar a dedicar tiempo a los objetivos que realmente importan, como tomar nuestro Rol de Dueño y hacer crecer nuestro negocio.
“Comencemos por el Marketing”
CONDUCTORES
Hagamos memoria, un día normal, tu equipo de ventas e incluso tú, están conociendo clientes potenciales o respondiendo a aquellos que ya llamaron o enviaron un correo electrónico, cuándo algún improbable imprevisto surge y te distraes; quizá tu equipo siga intentándolo, pero debe dar seguimiento a los clientes que han comenzado a atender. Debes dar respuesta a todos los correos electrónicos que llegan a la bandeja de entrada, a las llamadas, a los formularios de contacto e incluso a los clientes potenciales que conociste en aquella reunión de hace un par de semanas…
¿Realmente atiendes a todos tus prospectos?
Los procesos automatizados te permiten ganar y retener a tus prospectos, los conduce de manera más rápida y eficiente. Imagina solo por un momento dar respuesta inmediata a una solicitud de contacto por correo electrónico o un formulario electrónico, sin sentirte abrumado por la cantidad de correos o solicitudes en espera y que normalmente responderías, si lo hicieras, mínimo un par de días después.
-Gleanster- la firma de investigación de mercado que analiza y compara las “mejores prácticas” de las iniciativas empresariales basadas en la tecnología. Llevó a cabo su estudio anual sobre -Lead Response Management- (Manejo de respuesta de Prospectos) y encontró que incluso esperando 30 minutos para hacer el primer contacto con el prospecto, un candidato disminuye 21 veces sus posibilidades de calificar, en comparación con las llamadas dentro de los 5 minutos siguientes a la solicitud. Con un software de automatización puedes responder inmediatamente cada vez, incluso sin tener que pensar en hacerlo.
En lugar de aceptar solicitudes a través de una dirección de correo electrónico, agregaremos un botón de “Contáctenos” al sitio web. Las plataformas de automatización como la que nosotros utilizamos te dan el código HTML a insertar en tu sitio de una forma rápida y sencilla. Una vez que el prospecto complete el formulario, con los datos que a ti te interesa recibir, el software de automatización emite una respuesta por correo electrónico de inmediato.
Sencillo, ¿Verdad? Se trata de una plantilla previamente escrita, que debes redactar de manera que suene como si acabara de dispararse. Por ejemplo:
“Hola [Nombre] Gracias por contactarnos. Quería decirte que recibimos tu nota. Alguien se pondrá en contacto en breve.”
Tu cliente potencial estará contento de que su solicitud no desaparecerá en un agujero negro en línea. Mientras tanto, el software te asigna a ti o a un miembro del equipo de ventas el seguimiento con una llamada telefónica. Lo que nos lleva al siguiente paso del proceso.
SEGUIMIENTO
El telemarketing es una excelente manera de comenzar a construir una relación con un prospecto, pero si no cuentas con un proceso establecido para buscarlos, las oportunidades de conversión pueden perderse apenas cuelgan el teléfono. Con demasiada frecuencia los seguimientos suelen estar plagados de buenas intenciones y pobres ejecuciones.
Las ventajas de utilizar un software de automatización en el seguimiento es que puedes configurar una forma interna para ser utilizada cuando las personas llaman a tu línea principal. Solo tendrán que ingresar la información del prospecto para crear un contacto, junto con cualquier nota relevante, antes de usar un menú desplegable para asignar un representante de ventas para el seguimiento. La forma alerta al representante de ventas asignado para que se ponga en contacto con el prospecto. No más peleas por los clientes, todo se asigna de forma automática.
Mientras tanto, y por si te parecía poco, el software envía un correo electrónico de presentación de ese representante de ventas al prospecto. Cuando se envía el correo de presentación cinco minutos después de que se completa el formulario, parece que el representante de ventas entró en acción inmediatamente después de enterarse del prospecto.
Tus prospectos quedarán impresionados por tu servicio al cliente, antes de que los representantes de ventas incluso, comiencen a trabajar.
Ahora, digamos que dejas un mensaje de voz para un prospecto, y él te devuelve la llamada cuando estás en una reunión. Haces una nota, quizá mental, quizá en un Post-It; para llamarlo cuando vuelvas a tu escritorio. Pero, por desgracia, el correo de voz de nuevo. Si el juego continúa, todo mientras persigues a otros jugadores, es posible que finalmente tanto tu como tu equipo se den por vencidos, ya sea intencionalmente o porque estaban demasiado ocupados como para recordar la llamada. Eso significa que tenías una ventaja y la perdiste.
Mantén un score de interés alto en tus prospectos, estableciendo un proceso automatizado para devolver llamadas telefónicas. Utilizando software de automatización, puedes observar en el sistema que dejaste un mensaje para un contacto. Al hacerlo, se activa un correo electrónico a automático a él:
“Acabo de dejarte un mensaje de voz. ¡Lo siento te extrañé! Si no escucho de ti, lo haré mañana “.
El software luego les recordará que llamen mañana, como prometieron, sin Post-Its innecesarios. Y tampoco pistas perdidas.
LEAD MAGNETS
No es un secreto que capturar leads ofreciendo contenido gratuito es una de las técnicas más utilizadas actualmente, el secreto está en saber qué ofrecer. Las personas promedio, reciben ya 88 correos comerciales al día, según datos de -The Radicati Group- una firma de investigación de mercado tecnológico. Entonces es probable que si lo que tratas es conseguir correos electrónicos y algunos datos, es posible que tengas que dar para recibir. El contenido es un regalo que sigue dando frutos. Ofrece algún tipo de recurso, como un libro electrónico, un manual en PDF, un vídeo, etc. Se trata de una relación ganar-ganar, ellos reciben algo que les interesa y nosotros ganamos clientes potenciales y mostramos nuestra experiencia en el proceso.
Otro beneficio de utilizar un software de automatización para la estrategia de leads magnets es que puedes identificar qué canales fueron generando el contenido solicitado, más tarde cuando los leads se convierten en decisiones de compra , tendrás datos para “MEDIR” la efectividad de tu Lead Magnet y realizar los ajustes necesarios en tu software para seguir avanzando.
Según datos de –Gleanster- el 80% de las compañías de alto rendimiento (Sin considerar el tamaño del negocio) utilizan herramientas de automatización de marketing desde hace al menos dos años, razón suficiente para poner manos a la obra en automatizar desde la captación de prospectos, el cierre de las ventas, el seguimiento y la atención al cliente, campañas de lealtad y por qué no, automatizar también las tareas de oficina rutinarias que quedan fuera de la lista de pendientes importantes, hasta que es demasiado tarde.
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Coach Alex Macías
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